Requerimientos de la Agencia Tributaria en soporte informático

Cada vez más nuestra querida Agencia Tributaria en sus requerimientos de datos e Inspecciones solicita que éstos les sean remitidos en soporte informático. ¿ Es correcto ?, ¿ Debe usted como contribuyente acceder a ello, sin más ?

Para llegar a una respuesta sobre ello analicemos brevemente el siguiente articulado de la Ley General Tributaria:

  1. El artículo 111: indica la obligatoriedad que toda empresa (junto con otro tipo de entidades) tiene de proporcionar a Hacienda toda clase de datos con trascendencia tributaria;
  2. el 110 incluye a los ficheros dentro de los “documentos que puede comprobar la inspección de tributos;
  3. y el 142.1 incluye a los programas informáticos y archivos en soporte magnético, que tengan relación con el hecho imponible.

Pero   ¿ puede esta administración exigir que se les entreguen los datos que solicite en soporte informático, incluso fuera del procedimiento de inspección (por ejemplo en un requerimiento) ?

  1. El artículo 35.2 de la misma ley afirma que:

“ Los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que lleven por medios informáticos sus, libros, facturación o registros fiscalmente exigibles, deberán conservar en soporte magnético u óptico durante el período de prescripción, además, los ficheros y documentos siguientes:

  1. Ficheros de datos, tanto históricos como maestros, generados por sus aplicaciones informáticas y de los que se deriven libros a diligenciar.
  2. Ficheros de los programas fuentes, con los cuales se procesan los ficheros de datos anteriores. 
  3. Todos aquellos ficheros, programas y documentación necesarios que permitan la reconstrucción total del camino de auditoria informática del sistema de información del contribuyente u obligado tributario.

En los supuestos en los que el desarrollo y mantenimiento del sistema informático se haya efectuado por un prestador de servicios informáticos externos, el obligado tributario deberá adoptar las medidas necesarias que garanticen la colaboración de dicho prestados para atender las pruebas auditoras …”.

  1. El Artículo 83.7 prevé fuertes sanciones para quien impida a la Inspección o Recaudación de tributos el examen de dichos ficheros.
  2. Otra normativa (por ejemplo el Reglamento General de Inspección, en cuanto a tomar copias de estos archivos por parte de los actuarios de Hacienda) y numerosas sentencias refrendan todo lo aquí expuesto (por ejemplo la Resolución de 9 de mayo de 1.996 del Tribunal Económico Administrativo Central, y la Sentencia del 3 de noviembre de 1.997 de Tribunal Supremo). Incluso algunas normas van más allá y establecen posibles medidas cautelares para evitar la destrucción de esta documentación (por ejemplo artículo 142 de la misma Ley General Tributaria que permite incluso el precinto de los sistemas de información).

Con todo ello cabe concluir que si que es obligatorio entregar la información solicitada por la Administración Tributaria en soporte informático, cuando se junten una serie de requisitos:

  1. Este formalmente solicitada por esta Administración.
  2. Sean datos que la empresa trate de forma informatizada (basta con que se lleve la contabilidad o facturación por un sistema mecanizado).
  3. Que sean de trascendencia tributaria.

Tengan en cuenta esta información para que, si fuera el caso, considere si la “información sin trascendencia tributaria” de que pueda disponer su empresa en la actualidad debe estar alojada en su sistema informático o no.