Estamos detectando, durante el último año, que las últimas actuaciones tanto de la Inspección de Hacienda como de Trabajo, van muy dirigidas al control sobre este tipo de partidas de gasto. El motivo es que, si cumplen con una serie de requisitos muy estrictos, tanto formales como cuantitativos, quedan exonerados de gravamen en el I.R.P.F. y de cotización a la Seguridad Social.
Intentamos resumir estas condiciones a continuación, a modo de recordatorio, puesto que también estamos observando que, en muchos casos, no se sigue con las mencionadas indicaciones. Con lo que gasto serán (para el pagador), pero deberán tributar en la declaración de Renta del trabajador (con la obligación de retención por parte de la empresa) y cotizarán a la Seguridad Social, con el coste añadido que ello representa:
- GASTOS DE LOCOMOCIÓN: son las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos soportados por el trabajador al realizar sus labores en un lugar distinto al de su centro de trabajo, y en las siguientes condiciones:
. Siempre que utilice medios de transporte público y se justifique (con factura).
. O en otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 Euros/km.,
. más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen (con factura).
GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA: son las cantidades destinadas por la empresa a compensar este tipo de gastos en restaurantes, hoteles o demás establecimientos de hostelería efectuados en un municipio distinto al de su lugar de trabajo habitual y residencia, y por supuesto por motivos laborales.
CUIDADO: cuando el desplazamiento se produzca durante un período continuado superior a 9 meses no estarán exceptuados de gravamen.
1.- Se consideran gastos de manutención y estancia normales:
- Cuando se haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y de su residencia, serán los siguientes:
- De estancia: los gastos que se justifiquen (con factura). En el caso de conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera, no precisan justificación siempre que los importes no excedan de 15,00 Euros diarios dentro del territorio español o de 25,00 Euros diarios en territorio extranjero.
- De manutención: 53,34 Euros diarios en desplazamientos dentro del territorio español, o de 91,35 Euros diarios en territorio extranjero.
- Cuando no se haya pernoctado: los de manutención que no excedan de 26,67 Euros/día en territorio español ó 48,08 Euros/día en el extranjero.
A todos los efectos, el pagador siempre deberá acreditar, a requerimiento de la administración, el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo (que deberá ser siempre laboral).
2.- Se considera también dieta exceptuada de gravamen:
- El exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de realizar el mismo trabajo en España (requisito simple, pero de difícil justificación documental en una empresa de reducida dimensión).
3. También estarán exceptuadas de gravamen las cantidades abonadas, por la empresa al trabajador, en concepto de TRASLADO DE PUESTO DE TRABAJO A MUNICIPIO DISTINTO, siempre que exija un cambio de residencia y correspondan exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares durante el traslado, y a gastos del traslado de su mobiliario y enseres.
Las dietas y asignaciones para los gastos mencionados en este Informe tampoco serán cotizables a la Seguridad Social, por tanto será el exceso sobre estos límites los que sí computarán en la Base de Cotización, o cuando no se cumpla con los requisitos formales o de justificación por parte del pagador.
IMPORTANTE: En cualquier caso se tiene que justificar la realidad del desplazamiento, y cuanto más mejor, sobre todo si los importes de las dietas son elevados. Además, la Seguridad Social tiene el criterio general (muy discutible) de no considerar como dietas excluidas de cotización las pagadas a los trabajadores con Contrato de Trabajo de Obra o Servicio (por considerar ésta su centro de trabajo).