Tenemos que seguir insistiendo que, últimamente las actuaciones tanto de la Inspección de Hacienda como de Trabajo, se están centrando en el control sobre este tipo de partidas de gasto. El motivo no es otro que si respetan una serie de requisitos muy estrictos, tanto formales como cuantitativos, quedan exonerados de gravamen en el I.R.P.F. y de cotización a la Seguridad Social.
Intentaremos resumir estas condiciones a continuación, a modo de recordatorio, puesto que también estamos observando que, en muchos casos, no se sigue con las mencionadas indicaciones. Con lo que, gasto serían siempre (para el pagador), pero sin su cumplimiento deberán tributar en la declaración de Renta del trabajador (con la obligación de retención por parte de la empresa) y cotizarán a la Seguridad Social (con el coste añadido que ello representa para la misma):
A. GASTOS DE LOCOMOCIÓN: son las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos soportados por el trabajador al realizar sus labores en un lugar distinto al de su centro de trabajo habitual, y en las siguientes condiciones:
- Siempre que utilice medios de transporte público y se justifique (con factura).
- O en otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 Euros/km.,
- más los gastos de peaje y aparcamiento que se documenten (con factura).
- NO computan como tales los desplazamientos de la vivienda al centro de trabajo.
B. GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA: son las cantidades destinadas por la empresa a compensar este tipo de gastos a sus empleados en restaurantes, hoteles o demás establecimientos de hostelería, soportados en un municipio distinto al de su lugar de trabajo habitual y residencia, y por supuesto por motivos laborales.
CUIDADO: cuando el desplazamiento se produzca durante un período continuado superior a 9 meses no estarán exceptuados de gravamen.
1.- Se consideran gastos de manutención y estancia normales:
– Cuando se haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual, y de su residencia, y serán los siguientes:
- De estancia: los gastos que se justifiquen (con factura). En caso de conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera, no precisan justificación siempre que los importes no excedan de 15,00 Euros diarios dentro de territorio español o de 25,00 Euros diarios en el extranjero.
- De manutención: 53,34 Euros diarios en desplazamientos dentro del territorio español, o de 91,35 Euros diarios en el extranjero.
– Cuando no se haya pernoctado: los de manutención que no excedan de 26,67 Euros/día en territorio español o 48,08 Euros/día en el extranjero.
A todos los efectos, siempre se deberá acreditar, a requerimiento de la administración (Hacienda o Trabajo), el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo (del mismo (que deberá ser siempre laboral).
2.- Se considera también dieta exceptuada de gravamen: El exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de realizar el mismo trabajo en España (requisito simple, pero de difícil justificación en una empresa de reducida dimensión, no tanto cuando haya un convenio colectivo o individual que lo regule).
C. También estarán exceptuadas de gravamen las cantidades abonadas, por la empresa al trabajador, en concepto de TRASLADO DE PUESTO DE TRABAJO A MUNICIPIO DISTINTO, siempre que exija un cambio de residencia y correspondan exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares, durante el traslado, y a gastos del traslado de su mobiliario y enseres.
Las dietas y asignaciones para los gastos mencionados en este Informe tampoco serán cotizables a la Seguridad Social, por tanto será el exceso sobre estos límites los que sí computarán en la Base de Cotización, o cuando no se cumpla con los requisitos formales o de justificación por parte del pagador.
IMPORTANTE: RECUERDE que en cualquier caso, se tiene que justificar documentalmente la realidad del desplazamiento, y cuanto más mejor sobre todo si los importes de las dietas son elevados. Además, la Seguridad Social tiene el criterio general (muy discutible en ciertos casos) de no considerar como dietas excluidas de cotización las pagadas a los trabajadores con Contrato de Trabajo de Obra o Servicio (por considerar que está en él su lugar de trabajo habitual, y se trata de un desplazamiento entre su domicilio y el mismo, y no entre centros de trabajo).