La peculiaridad más relevante en la regulación de las relaciones laborales de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos (en adelante, LOPD), es la ausencia de consentimiento para el tratamiento y cesión de los datos personales necesarios para su mantenimiento o cumplimiento.

Dentro de estas relaciones, se incluye la recogida y tratamiento en la selección de candidatos a los puestos de trabajo ofertados por la empresa. Dicho tratamiento requiere del cumplimiento de los principios establecidos en la LOPD, ya que ha de tenerse en cuenta que en los procesos de selección de candidatos se utilizan a menudo procedimientos psicotécnicos y psicológicos que conforman un perfil profesional y psíquico del interesado. Sin más pretensión que la divulgativa, puesto que el análisis detallado de todas las implicaciones legales excede de nuestro ámbito de actuación, si que es importante que conozcan los siguientes conceptos:

PRINCIPIOS DE INFORMACIÓN Y DE CONSENTIMIENTO: Con carácter previo a la recogida de datos personales, el responsable del fichero (de su empresa) deberá informar al interesado de:

• La existencia de un fichero de datos de carácter personal, finalidad y destinatarios de la información.
• Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que le sean planteadas.
• Las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
• La posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• La identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior. El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa. Cuando éstos se dirigen directamente a la empresa que le interesa, puede presuponerse que presta su consentimiento, no obstante, ello no evita que el empresario deba cumplir con el principio de información. Pero siempre deberá recabarse el consentimiento inequívoco del interesado para la utilización de los datos con una finalidad distinta a la realización del proceso de selección, por ejemplo, para la cesión de los datos de los solicitantes de empleo a terceros (incluidas las empresas del Grupo), para test psicoténicos, etcétera.

Por otra parte, la legislación sobre protección de datos enmarca los datos relativos a la salud dentro de los datos especialmente protegidos y, como tal, se regula en la LOPD que los datos de origen racial, salud y  vida sexual, sólo podrán ser recabados, tratados automatizadamente y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consienta expresamente.

FORMAS DE RECOGIDA DE LOS DATOS PERSONALES:

1.- DATOS APORTADOS POR EL PROPIO INTERESADO: Debe solicitarse al interesado la comunicación de las modificaciones que se produzcan en la información, si son de interés del empresario, e de informarle del período de tiempo en el que los datos van a permanecer en el fichero.

2.- BOLSAS DE TRABAJO: Las organizaciones que dispongan de este servicio deberán, con carácter previo, cumplir con el derecho de información y recabar consentimiento para la cesión de datos de carácter personal. Por su parte, la entidad que recibe la información debe asegurarse del cumplimiento de la normativa de protección de datos, así como de cumplir las obligaciones que le incumben respecto al resto de la normativa de protección de datos personales.

3.- RECOGIDA DE DATOS A TRAVÉS DE PÁGINA WEB: Los formularios de solicitud de empleo incluidos en la página web deben contener las mismas especificaciones que los formularios que disponga en soporte papel el empresario. En todas y cada una de las páginas web desde las que se recaben datos de carácter personal se incluirá claramente visible la información a la que hace referencia la LOPD. La lectura de dicha información debe presentarse como ineludible (y no optativa) para expresar la aceptación definitiva de la transmisión de sus datos a la entidad.

4.- RECOGIDA DE DATOS A TRAVÉS DE UN ANUNCIO EN PRENSA: Los medios de comunicación se consideran fuente de acceso público, y a pesar de que la recogida por este medio no requiere del consentimiento del interesado, ello no exime del cumplimiento del principio de información. En concreto, la empresa deberá informar al titular de los datos, en el plazo de tres meses desde que se proceda a la grabación de los datos de carácter personal, dado que los datos no han sido recabados del propio interesado, salvo que éste hubiese sido informado con anterioridad.

5.- SELECCIÓN DE CANDIDATOS DE EMPLEO A TRAVÉS DE EMPRESAS ESPECIALIZADAS: Estas empresas tienen como parte inherente a su actividad la selección de trabajadores para otras empresas que solicitan sus servicios. En estos casos, pueden valorarse varios supuestos:

• Creación por parte de la empresa especializada de un fichero de información de carácter personal con el fin de emplearlo en procesos de selección de distintos empresarios. Lo cual, implica que estaríamos en el caso relativo a las bolsas de empleo.
• Búsqueda de un candidato concreto a petición del empleador. Este caso podría encuadrarse en la realización de una prestación de servicios en nombre y por cuenta del empleador.
• Portales de empleo en Internet. Los demandantes que se den de alta en el servicio de bolsa de empleo prestan el consentimiento a los términos de uso y el compromiso de privacidad, con carácter previo a la introducción de sus datos.

6.- PRÁCTICAS EN LAS ORGANIZACIONES DEL EMPRESARIO (BECAS): El centro educativo deberá cumplir con las garantías indicadas en el apartado relativo a las bolsas de empleo, que deberán formar parte del acuerdo marco de cooperación educativa suscrito con el empresario. No obstante, es conveniente que el empresario cumpla, además, con el principio de información .

DATOS ADECUADOS, PERTINENTES Y NO EXCESIVOS:  Atendiendo al principio de calidad de la LOPD, los responsables de los ficheros deberán valorar, y en su caso suprimir, determinados datos cuya recogida y tratamiento pueda considerarse excesiva o inadecuada. Lo cual supondría la comisión de una infracción grave. Respecto al tratamiento de los datos de salud, se encuentran catalogados en la Ley como datos especialmente protegidos, por tanto, deberá recabarse el consentimiento expreso del interesado. El incumplimiento de dicho requisito aparece tipificado en la LOPD como infracción muy grave: Se sanciona con multa de 300.506,05 euros a 601.012,10 Euros.

FINALIDAD: Los datos de carácter personal no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que hubieran sido recogidos. Por tanto, los datos recabados por parte del empresario deben contar con una justificación, acorde con la finalidad para la que vayan a ser utilizados y ésta deberá ser informada o contar con el consentimiento del interesado en caso necesario.

DATOS INEXACTOS. ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Es obligación del responsable del fichero mantener los datos de los solicitantes de empleo exactos y debidamente actualizados en la base de datos, debiendo ser modificados o cancelados en caso de no responder con veracidad a la situación actual del candidato. Respecto a la actualización de datos obtenidos de los currícula, y dada la dificultad existente para proceder a su actualización, resulta recomendable remitir al titular de los datos que resulten de interés para el empresario un escrito en el que: se señale que, en el caso de producirse modificaciones en sus datos, deberán comunicarlo al empresario para que proceda a su actualización en su base de datos.

CANCELACIÓN DE DATOS. BLOQUEO Y SUPRESIÓN:  Con relación a la cancelación de los currícula grabados y dado que la finalidad de selección de candidatos puede permitir el mantenimiento de los mismos por un tiempo indefinido, deberá adoptarse un criterio lógico de cancelación, estableciendo un plazo de tiempo determinado para mantener la información en la base de datos. Resulta recomendable contar con el consentimiento del interesado, e informar al mismo del período de tiempo en que sus datos van a ser conservados por el empresario. Llegado a dicho término, el empresario deberá proceder a su cancelación.

CESIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL: Dada la definición de cesión o comunicación de la LOPD, como toda revelación de datos realizada a una persona distinta de su titular, el traslado de currículum a un tercero (incluidas empresas del Grupo) requerirá el consentimiento previo e inequívoco del interesado.