El 30 Junio ha sido el último día para la presentación, en plazo, de la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto del Patrimonio del año 2015. Y el 25 de Julio para el Impuesto de Sociedades de la mayor parte de entidades sometidas a él.

En estas fechas la pregunta recurrente es: ¿cuándo prescriben los impuestos?; o desde un punto de vista más práctico: ¿cuándo puedo tirar la documentación de tal ejercicio? O, dicho de otra forma, ¿Durante cuántos años debe conservarse la documentación contable (facturas, contratos, justificantes de cobros y pagos, extractos bancarios, libros y registros contables, …)?.

Pues bien, ésta que debería ser una pregunta muy fácil de responder no lo es tanto, y en los últimos años (sobre todo en el pasado) la cuestión se ha complicado enormemente. Pero lo que está claro es que deberíamos tener unas nociones generales, para poder actuar sobre ello:

1. En general, y desde un punto de vista estrictamente tributario: CUATRO años. Pero cuidado que empiezan a contar desde el siguiente día al de finalización del periodo voluntario de presentación de la declaración impositiva correspondiente (por ejemplo: Declaración de I.V.A. del 2º Trimestre de 2016 prescribirá el 21/07/2020).

2. Hay determinadas operaciones que tienen sus efectos más allá del año/periodo en el que se producen. El más típico: la adquisición de un bien de inmovilizado. Deberá conservarse toda la documentación correspondiente a ello, hasta transcurridos esos CUATRO años después del último periodo en el que se haya producido el asiento contable correspondiente a la deducción de la última cuota de amortización (en general de su vida útil), o de la propia venta del bien. Por ejemplo: en la compra de una máquina en Julio de 2016, por parte de una sociedad, que se amortice en 10 años, deberemos guardar la documentación correspondiente (facturas, contratos, justificante de puesta en funcionamiento, cuadro de amortización, …) hasta el 25/07/2031 (si se vendiera con posterioridad, y no se hubiese amortizado completamente, hasta transcurridos los cuatro años después de la presentación del Impuesto de Sociedades del año de la venta).

3. Como todo no es tan fácil, y esperemos que nunca sea el caso, en general por motivos de delito fiscal, que se produciría cuando la inspección de tributos derivara el caso a fiscalía, éste último prescribe a los CINCO años. Por lo que, por motivos de prudencia, ante un posible error de interpretación de norma, o de pruebas en una operación en concreto, sería conveniente la conservación de la documentación durante un año más de lo habitual.

Con la reforma del Código Penal en 2012 (Ley Orgánica 7/2012), se introduce un nuevo caso (artículo 305 bis): si el importe de la cuota del impuesto supuestamente defraudado fuera superior a 600.000 €, el delito no prescribiría hasta pasados DIEZ años.

4. El mismo periodo de DIEZ años se establece en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, para determinadas entidades (como por ejemplo, los bancos).

5. Vamos a añadir un poco de complicación, si cabe. El gobierno aprobó, con Ley 34/2015, de 21 de septiembre2003, de reforma de la Ley General Tributaria, un nuevo caso de ampliación del periodo de prescripción: se trata de cuando una sociedad presente pérdidas o tengan derecho a aplicar deducciones (por inversiones, por ejemplo), que no se hayan podido aplicar todavía. En estos casos la prescripción será de DIEZ años. Durante este período la inspección de tributos puede realizar una comprobación completa a los efectos de determinar si estas bases imponibles negativas o las cuotas de deducciones acreditadas son correctas (entendemos que no cabría un acta por beneficios no declarados).

Pero no se acaba aquí. Si las bases negativas (y deducciones pendientes de aplicar) lo son de una antigüedad superior a los diez años, como mínimo deberá conservarse la declaración del propio Impuesto de sociedades, y “la contabilidad depositada” en el correspondiente registro, hasta los cuatro ejercicios siguientes a cuando se hayan aplicado efectivamente. Recuerden que ahora la posibilidad temporal de compensar las bases imponibles negativas es indefinida. La duda, todavía no aclarada en cuanto a la contabilidad es si solo se refiere a los libros (que no se depositan, solo se legalizan) o a las Cuentas Anuales (las CCAA sí). La recomendación es conservar ambos.

6. Por último, y desde un punto de vista meramente fiscal, con esta última reforma se cuela un concepto (veremos en un futuro si constitucional o no) por el que se entiende que el derecho de Hacienda a comprobar determinadas situaciones tributarias no prescribe nunca. Dicho así asusta un poco, aunque procede concretar que debería entenderse solo cuando una operación económica del pasado tenga consecuencias en una declaración presente no prescrita (son casos complejos que trascienden al objetivo meramente divulgativo de este Informe).

7. Por último, y sin ánimo de confundir, debe tenerse en cuenta que existen otras normativas que regulan sus propios periodos de prescripción. Por ejemplo la mercantil, en la que ya su anciano Código de Comercio (en su artículo 30) establece un periodo obligatorio general de conservación de la documentación contable de SEIS años, desde la fecha de la anotación del último asiento en los libros. Para determinada documentación más importante (Informes de los administradores, de Auditoría, CCAA, escrituras, …) los años se contarán desde la propia disolución y liquidación de la sociedad.

8. Otros: la normativa laboral establece, en general 3 años para infracciones en temas laborales, 4 en materia de Seguridad Social y 5 en Prevención de Riesgos Laborales.

En fin, si tiene espacio en su archivo, lo conveniente es guardar los papeles TODA LA VIDA. Si no dispone de un almacén importante para toda la ingente burocracia que nos inunda lo aconsejable sería un periodo prudencial de SEIS años, y mejor DIEZ por si las moscas.