Las inspecciones de trabajo son el sistema que tiene la Administración  para controlar que el trabajo que se realiza en las empresas está en regla, y que se cumple con la legislación vigente. Pero, ¿Cómo se debe actuar ante una inspección de trabajo?.

Las inspecciones en materia laboral las realiza la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Su objetivo es controlar y vigilar que tanto empresas como trabajadores cumplan con sus responsabilidades administrativas en materia laboral y de Seguridad Social.

Del último informe publicado por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en el año 2014, se desprende que se realizaron un total de 560.422 actuaciones inspectoras en todo el territorio nacional, de las cuales más de 100.000 acabaron con levantamiento de acta de infracción, recaudándose por parte de la Administración más de 329 millones de euros.

Las inspecciones de trabajo se realizan sin previo aviso, por este motivo, es aconsejable que se tenga toda la documentación ordenada y disponible. Estas pueden surgir de manera rutinaria, pero a veces, se dan una serie de condicionantes para que se produzcan inspecciones, inicialmente no previstas, como puede ser la realización de campaña por parte de Inspección por un asunto concreto como, por ejemplo, sobre permisos de trabajo. También pueden iniciarse por denuncia a la jefatura. Las denuncias son totalmente confidenciales, y por lo tanto la Inspección de Trabajo, no puede desvelar la identidad del denunciante.

Lo más importante es que la empresa no se puede negar a que el inspector realice la inspección en su centro de trabajo tanto si hay como si no hay preaviso. Se debe tener en cuenta que el inspector actúa en representación de la autoridad y si se le impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que se le facilite su entrada por la fuerza.

De esta forma, tanto los Inspectores de Trabajo como el personal de apoyo que le acompañe pueden tener acceso a cualquier instalación o centro de trabajo sin previo aviso (excepto instalaciones militares), pero además pueden exigir que algún trabajador le acompañe en la visita, ante lo cual quedará obligado a ello.

La Ley 42/1997 de 14 de Noviembre, Ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y en concreto en su artículo 5.1. a) establece expresamente que los Inspectores tienen autoridad pública y pueden “entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección y a permanecer en el mismo. Si el centro sometido a inspección coincidiese con el domicilio de la persona física afectada, deberían obtener su expreso consentimiento o, en su defecto, la oportuna autorización judicial.”

En una Inspección de Trabajo pueden solicitar cualquier tipo de documentación relacionada con cuestiones económicas y laborales de los trabajadores, como puede ser los contratos de trabajo, la prevención de riesgos laborales, los documentos de cotización, el registro de jornada laboral, así como todo aquello que tenga que ver con la actividad empresarial y sus trabajadores.

Como asesores, le recomendamos no entregar toda la documentación rápidamente. El motivo es muy sencillo, si no se entrega, el inspector dará un margen de entre 10 y 15 días para que se pueda preparar y revisar toda la información, para presentarla en una citación posterior. Si no se entrega en el lugar y fecha requerida en la citación posterior, puede constar como no aportada y la empresa podría exponerse a una posible sanción por parte de Inspección.

¿Están los inspectores obligados a identificarse? Realmente la Inspección puede empezar antes de que el empresario se entere, ya que puede ser preciso para asegurar el éxito de la inspección, haciendo preguntas a los trabajadores sobre horarios, condiciones de trabajo, etc.

Cuidado porque los funcionarios de Inspección tienen lo que se llama presunción de veracidad. Y todo lo que vean, puede tener esta percepción y será obligación del empresario, demostrar lo contrario de lo que se hace constar en el Acta de Infracción. Por lo tanto, si el día que realizan la inspección, hay alguien trabajando y no está en plantilla se deberá demostrar por parte de la empresa qué dicha persona estaba en un lugar que no le correspondía.

Si consideran que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, el inspector de trabajo podrá establecer medidas cautelares.

Si tras la visita del inspector, este considera que se ha cometido alguna infracción, éste puede levantar un acta de infracción. Si se recibe dicha acta, no está todo perdido, ya que la Inspección lo que hace es proponer una sanción a la Autoridad, y la empresa está en su derecho de hacer las alegaciones que considere oportunas para que sea la Autoridad quien decida si se ha cometido tal infracción o no.

En el caso de que se rehúse la notificación o bien el destinatario de la misma esté desaparecido del domicilio, la notificación sigue su curso a pesar de ello, por lo que no es nada aconsejable que se den estas situaciones, ya que la Autoridad resolverá, y en la gran mayoría de los casos confirmará la propuesta de sanción hecha por la Inspección.