La obligatoriedad para las empresas del Registro de la Jornada de Trabajo, de todos sus trabajadores, que entró en vigor el pasado día 12 de Mayo del 2019, ha generado muchas consultas de todo tipo en esta materia, dada la ambigüedad de la norma, y teniendo en cuenta que las circunstancias en que se prestan sus servicios son muy diversas.

El Ministerio de Trabajo consciente de la situación de incertidumbre que había generado la norma, publicó una Guía sobre el registro de la jornada, que lejos de aclarar todas las dudas suscitadas lo que ha hecho es incrementarlas, sobre todo en lo referente a determinados grupos de empleados, como los mandos intermedios, cargos de confianza y personal con especiales responsabilidades.

Por último, la Inspección de Trabajo ha publicado en su página web el Criterio 101/2019 sobre su actuación en materia de registro de jornada, con el objetivo de fijar los criterios con los que van a actuar sus inspectores respecto al registro de jornada en lo que se refiere a los contratos a tiempo completo, y ello sin perjuicio de lo que también pueda afectar a los de tiempo parcial.

En este informe, y aun cuando el camino no está despejado del todo y está por ver qué ocurrirá tras las primeras intervenciones de la Inspección de Trabajo en esta materia, lo que pretendemos es trasladar a nuestros clientes, cuáles son esos criterios básicos de actuación de la inspección con respecto al registro de la jornada de trabajo:

1).- El primer punto que deja claro la Inspección es, como no podría ser de otra manera, que el llevar adecuadamente el registro de jornada no es en absoluto una opción, sino un deber, y que dicho registro debe de ser objetivo, fiable y accesible.

De esta manera, los datos registrados no han de ser susceptibles de ser alterados, y cuando se lleve a cabo de manera electrónica, mediante huella dactilar u ordenador, la Inspección de Trabajo podrá requerir a la empresa para que se le aporten dichos datos impresos o le sean descargados y suministrados en formato informático de forma legible y tratable.

2).- De acuerdo con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el registro deberá recoger el inicio y la finalización de la jornada de trabajo diaria de cada uno de los trabajadores de la empresa, sin que deban registrarse de forma expresa, las pausas o interrupciones que se produzcan durante la jornada, que no tengan el carácter de tiempo efectivo de trabajo.

La Inspección presumirá que todo el tiempo que transcurra entre el inicio y el fin de la jornada es tiempo efectivo de trabajo, y de no ser así, será el empresario quien deba acreditarlo. Lo que nos lleva a recomendar que cuando exista alguna pausa en la jornada que no deba de considerarse tiempo de trabajo,  se especifique expresamente como tal en el registro de jornada.

3).- Estamos ante una norma de mínimos que, en cuando a la forma en que se lleve a cabo el registro de jornada, nos remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o en su defecto a la decisión unilateral del empresario previa consulta con los trabajadores o sus representantes. En el bien entendido que la forma deberá de ser la idónea para cumplir los objetivos que la norma persigue, y que de ninguna manera se aceptará por la Inspección que se intente acreditar el registro mediante calendarios laborales o cuadrantes de horarios para determinados períodos, pues serían documentos realizados previamente bajo criterios de previsión que en ningún caso reflejarían las horas efectivamente realizadas cada día.

4).- El Criterio de la Inspección establece que los registros deberán conservarse durante cuatro años, y se realizarán en cualquier medio que garantice tanto la veracidad y fiabilidad de los datos, como su accesibilidad. De manera que, en caso de que le sean requeridos a la empresa, ésta pueda ponerlos a disposición de forma inmediata a los trabajadores, a sus representantes o a la inspección de trabajo. Para ello, y para evitar posibles alteraciones posteriores, los datos deberán estar físicamente en el centro de trabajo donde se encuentren los trabajadores.

Si el registro se realizara en papel, la empresa podrá escanearlo y archivarlo en soporte informático y guardarlo telemáticamente con todas las garantías, siempre que los datos sean accesibles en todo momento.

Queda claro también que la obligación de puesta a disposición, no comporta la obligación de totalizar los datos (número de horas, etc.), ni de entrega de copias a los trabajadores ni a sus representantes. La Inspección si podrá tomar notas, fotografías e incluso quedarse con el original del registro como medida cautelar, si a raíz de una inspección lo considerara necesario.

5).- El Criterio deja también claro que, si la Inspección comprueba que existe en la empresa algún tipo de registro distinto del que establece aun de forma ambigua la norma de que se trata, mediante el que de todos modos queda constancia de que se cumple con la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, podría optar por requerir a la empresa para que dé cumplimiento a la obligación legal de registro tal y como ha entrado en vigor, en lugar de iniciar un procedimiento sancionador.

6).- Por último, la Inspección aun advirtiendo que el hecho de no realizarse el registro de la jornada supone un incumplimiento grave en materia de relaciones de trabajo, y que como tal se sancionará de acuerdo con lo previsto en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, se tendrán en cuenta a la hora de graduar la sanción, los procesos de negociación que se estén llevando con respecto a este tema entre las empresas y sus trabajadores o en su caso sus representantes, así como el resto de circunstancias que puedan afectar al caso concreto.