Seguramente durante los últimos meses habrá oído, a la saciedad, nuestra recomendación de prepararse ante el nuevo, y obligatorio, sistema de legalización de libros. Pues bien, ya está aquí. Durante este mes deberán utilizarlo la mayor parte de sociedades mercantiles por primera vez. De existir ya existía, aunque era voluntario y de dudosa eficiencia (veremos ahora).Ello viene regulado en la Instrucción de 12/02/2015, de la Dirección General de Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2012, de 27 de setiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Nos guardamos la opinión sobre si ello se trata de una medida “de apoyo a los emprendedores”, o realmente una forma de dificultar sus muchas obligaciones burocráticas (dada su imposición), junto con una intención claramente recaudadora al coexistir con un aumento (en algunos casos) de su coste, puesto que deben satisfacerse unas Tasas para cada una de las legalizaciones.

Le rogamos tome buena nota de ello, puesto que vamos a necesitar su colaboración para poderlo completar con éxito. Por ello, le resumimos los grandes trazos de esta diferente obligación:

 Se aplica a todos los empresarios (y otras entidades) que deban legalizar algún tipo de libro en el Registro Mercantil de su demarcación (la mayor parte de ellos lo van a aplicar por primera vez ahora). De momento, nada está regulado, como mínimo con carácter general y obligatorio, para otro tipo de Registros (como, por ejemplo, el de Cooperativas del Departament de Treball de la Generalitat de Catalunya).

1. Sobre todo, obliga a las sociedades mercantiles (principalmente anónimas y limitadas), pero también (y por lo que se refiere a los Libros de contabilidad) a los empresarios individuales (o sociedades civiles) acogidos al método de Estimación Directa Normal (porque están obligados a la llevanza de una contabilidad por partida doble). También (cualquier libro) a las U.T.E., Fundaciones, Asociaciones, y C.B. que por sus características estén obligadas a la llevanza de este tipo de contabilidad ajustada al Código de Comercio.
2. Para cualquier libro obligatorio: Libro de Actas (de Juntas o Consejo de Administración), Libro de socios/accionistas y Libros de contabilidad.
3. Que se refieran a ejercicios iniciados con posterioridad al 29/09/2013. En la mayor parte de los casos se referirá a los del Ejercicio 2014. Que se realizará durante los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio económico (para la mayor parte de empresas: máximo 30 de Abril de cada año). Para éste pues: 30/04/2015.
4. A partir de aquí, ya NO servirán los Libros en papel previamente legalizados (como los encuadernados o los de hojas móviles), tampoco los que se presenten con soporte informático distinto al presentado telemáticamente (por ejemplo en CD o DVD).
5. Para ello, les recordamos que será necesario que nos hagan llegar el/los libro/s (Cuentas Anuales, Diario, Actas, …) en formato PDF o Excel (recomendamos el PDF, puesto que es el tipo de archivo menos pesado para subirlo por internet, y el que no permite su manipulación posterior).
6. En la primera de las presentaciones telemáticas, por lo que se refiere al Libro de Actas, deberá añadirse una Certificación del Órgano de Administración, que haga referencia a que se ha cerrado el libro “antiguo” con una Diligencia que diga que será la última anotación en ellos.
7. Si han sufrido una pérdida del susodicho Libro de Actas, o les ha sido “sustraído”, deberá añadirse una copia de la Denuncia ante la policía o del Acta notarial, que deje constancia de ello, para que quede debidamente justificado ante terceros.
8. Durante el período mencionado en el punto 4. anterior, podrán legalizarse todas las Actas del ejercicio (no es necesario hacerlo una a una). Y serán válidas las legalizaciones de un ejercicio aunque no lo estén las de los precedentes (sin perjuicio a la obligación de hacerlo para todos ellos).
9. Si se rectifica alguno de los libros legalizados previamente, deberá añadirse, una vez más, una Certificación del Órgano de Administración en la que se deje constancia expresa de ello.
10. Si en su día, después de la constitución de estas entidades, nunca se legalizaron los libros de Actas o/y Socios/Accionistas, podrá hacerse ahora (todas a la vez), junto a una Certificación del Órgano de Administración que así lo declare. La validez probatoria de ello, en caso de ser necesario (por ejemplo por discrepancias entre socios) corresponderá calificarla al Tribunal correspondiente.