Es bueno recordar, en esta época de cierres de ejercicio fiscal que concluyen con la presentación de la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Junio) y de la mayor parte de Impuestos de Sociedades (Julio), el tema de la conservación de la documentación contable y fiscal.
Según la normativa tributaria, debemos conservar toda la documentación contable y fiscal durante 4 años contados a partir de la finalización del período voluntario de ingreso de la deuda correspondiente a cada impuesto (Ejemplos: IVA: 30/01/xx, IRPF: 30/06/xx, IS: 25/07/xx), o del último día hábil de presentación de cualquier otra declaración.
Sin embargo, la legislación mercantil al respecto, establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Por lo tanto, el plazo mínimo de conservación es de seis años.
Pero existen diversas circunstancias especiales que pueden determinar la necesidad de conservar la documentación por encima de este plazo mínimo:
- Facturas de Bienes de Inversión, deberán conservarse hasta que prescriba el último impuesto afectado por los mismos (por las amortizaciones en el IRPF-IS o por el período de regularización en el IVA, que es de los 4 años para bienes muebles y de 9 años para bienes inmuebles posteriores a su adquisición).
- Interrupción de la prescripción, deberá conservarse toda la documentación hasta que prescriba la obligación tributaria (muy común cuando hay procedimientos abiertos de inspección de tributos).
- Bases Imponibles negativas y/o Deducciones con origen en ejercicios prescritos, para poder ejercer el derecho a la compensación y/o aplicación, existe la obligación de justificar la procedencia y cuantía de las mismas. En estos casos deberán exhibirse las liquidaciones o autoliquidaciones en que se incluyeron, la contabilidad y los oportunos soportes documentales, aunque se hubieran generado fuera del período de prescripción (piénsese, por ejemplo, que actualmente, en general, pueden compensarse las pérdidas fiscales de una sociedad durante los 15 ejercicios siguientes, en el impuesto de sociedades).